BrilliantPR corporate communications

«Το σύνολο είναι μεγαλύτερο από το άθροισμα των μερών που το αποτελούν»: αυτό το διάσημο απόφθεγμα, που συνήθως αποδίδεται στον Αριστοτέλη, ως μέρος της πραγματείας του στη Μεταφυσική, ταιριάζει απολύτως για την περιγραφή της διαδικασίας οργάνωσης και εκτέλεσης εταιρικών εκδηλώσεων (corporate events).

Έχοντας οργανώσει περισσότερες από 300 εκδηλώσεις, πιστεύουμε ότι ίσως είναι σκόπιμο να εξηγήσουμε ένα ή δύο πράγματα…

Μετασχηματίζοντας μια συνάντηση σε επιχειρηματική σχέση

Μια εταιρική εκδήλωση είναι μια σπουδαία ευκαιρία για δημιουργία σχέσεων. Οι όμορφες φωτογραφίες και οι εντυπωσιακές απολογιστικές αναφορές ή μια όμορφη εμπειρία φιλοξενίας αποτελούν πραγματικά σπουδαία συστατικά και ουσιώδη δομικά στοιχεία για τη δημιουργία μιας επιτυχημένης εκδήλωσης, αλλά υπάρχει ένας ουσιαστικός συνεκτικός παράγοντας όλων των παραπάνω. Μια εκδήλωση είναι μια καμπάνια από μόνη της, και μιλώντας από την άποψη της εταιρικής στρατηγικής, μπορεί να αξιολογηθεί ακριβώς όπως κάθε άλλη καμπάνια επικοινωνίας με ένα καθορισμένο σύνολο βασικών δεικτών απόδοσης – KPIs.

Η απλότητα είναι σημαντική  αλλά απαιτεί εξαιρετική τεχνογνωσία

BrilliantPR corporate communications

Μια εκδήλωση σχεδιάζεται και πραγματοποιείται σωστά όταν καμιά λεπτομέρεια δεν αφήνεται στην τύχη. Αυτό είναι ακριβώς το στοιχείο το οποίο προσφέρει ένα agency με τεχνογνωσία και αποτελεί την αξία που προσφέρει στην επιτυχία της εκδήλωση: βλέποντας τη «μεγάλη εικόνα» και τις επιπτώσεις κάθε απόφασης στο ευρύτερο πλαίσιο των στόχων της εκδήλωσης.

Από την επιλογή του χώρου, στον τεχνολογικό εξοπλισμό έως όλες τις υποστηρικτικές λειτουργίες.

Οι εγκαταστάσεις, η ατμόσφαιρα και το περιεχόμενο μιας εκδήλωσης πρέπει να αντικατοπτρίζουν το κοινό που συμμετέχει. Είναι αρκετά διαφορετικό να οργανώνει κανείς μια συνάντηση σε επίπεδο υψηλόβαθμων στελεχών, από μια εκδήλωση που απευθύνεται στο ευρύ καταναλωτικό κοινό.

Ο κατάλογος των κρίσιμων παραγόντων περιλαμβάνει (αλλά δεν περιορίζονται) σε:

  • Σχεδιασμό και παρουσίαση των κύριων μηνυμάτων της εκδήλωσης
  • Φιλοξενία και δραστηριότητες
  • Υπηρεσίες του χώρου φιλοξενίας, συμπεριλαμβανομένης της υποδομής ΙΤ
  • Ανθρώπινο Δυναμικό που υποστηρίζει την εκδήλωση
  • Χειρισμός καταστάσεων έκτακτης ανάγκης

Ο λεπτομερής προγραμματισμός δεν είναι ο μόνος παράγοντας επιτυχίας. Ούτε οι μεγαλύτεροι και ισχυρότεροι δεν μπορούν να ξεφύγουν από τον διαβόητο «νόμο του Μέρφι», που μας προειδοποιεί ότι, το χειρότερο σενάριο μπορεί να συμβεί τη χειρότερη δυνατή στιγμή. Οι περισσότεροι από εμάς μπορούμε ίσως να θυμόμαστε έναν εκνευρισμένο Steve Jobs που καλούσε το ακροατήριό του να απενεργοποιήσει το WiFi των συσκευών του, προκειμένου να επιδείξει τις δυνατότητες του iPhone 4 το 2010.

Η διαχείριση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης κατά τη διάρκεια ενός συμβάντος είναι πάντα εξαιρετικά σημαντική. Οι μη έμπειροι διαχειριστές, αντί να δημιουργούν μια αίσθηση κοινότητας, αποξενώνουν τους ανθρώπους, ή ακόμα χειρότερα, πυροδοτούν διαμάχες. Οι επιπτώσεις αυτού του χειρισμού στις σχέσεις των μέσων ενημέρωσης και κοινωνικής δικτύωσης μπορεί να είναι τεράστιες για μια εταιρική εκδήλωση, και μπορεί να οδηγήσουν σε ζημιές στην εικόνα του πελάτη μας.

Εργασία DIY, δουλεύοντας με μια εξειδικευμένη εταιρεία εκδηλώσεων ή ένα γραφείο που προσφέρει πλήρη εξυπηρέτηση;

BrilliantPR corporate communications

Photographic workshop

Ανεξάρτητοι επαγγελματίες, ξενοδόχοι, πρακτορεία παραγωγής και άλλοι επαγγελματίες λένε ότι μπορούν να διαχειριστούν μια εκδήλωση.

Ωστόσο, η εργασία σε μια ολιστική προσέγγιση μιας εκδήλωσης απαιτεί μια έμπειρη ομάδα γραφείου πλήρους εξυπηρέτησης. Γιατί;

Αυτό συμβαίνει επειδή μια ομάδα γραφείου δημοσίων σχέσεων – PR, παρέχει την ευελιξία που απαιτείται για το χειρισμό όλων των πτυχών της εκδήλωσης. Αυτό είναι κρίσιμο, ειδικά για τους πελάτες με υψηλές προσδοκίες για τις εκδηλώσεις τους.

Τα πλεονεκτήματα περιλαμβάνουν:

  • Ενιαίο σημείο επαφής που επιτρέπει καλύτερη ορατότητα στον προγραμματισμό και τον έλεγχο
  • Βαθιά γνώση της τοπικής αγοράς
  • Εμπειρογνωμοσύνη σε κάθε πτυχή του σχεδιασμού, της παραγωγής, της επικοινωνίας, της εγγραφής και της εμπειρίας της εκδήλωσης
  • Κατάλληλος χειρισμός ανάλογα με τον τύπο της εκδήλωσης

Ένα πεπειραμένο γραφείο PR μπορεί να συνεργαστεί με τον πελάτη για τον καλύτερο καθορισμό και την επίτευξη συγκεκριμένων KPIs. Το γραφείο PR μπορεί επίσης να ενεργήσει προληπτικά και να παράσχει σαφή εικόνα για τις προκλήσεις που θα συναντήσουμε στο δρόμο μας.

Με βάση την εμπειρία μας , πιστεύουμε ακράδαντα ότι η εμπειρογνωμοσύνη μας και το φάσμα των υπηρεσιών που προσφέρουμε στο ευρύτερο πλαίσιο της εταιρικής επικοινωνίας, είναι ένα βασικό πλεονέκτημα για να καλυφθούν οι απαιτήσεις των κορυφαίων πολυεθνικών οργανισμών. Αυτή η εμπειρία, μας επιτρέπει να κατανοούμε και να οργανώνουμε με επιτυχία όλα τα είδη διαφορετικών εκδηλώσεων, όπως:

 

Η ολιστική προσέγγιση του σχεδιασμού και της εκτέλεσης των εκδηλώσεων

Στην BrilliantPR πιστεύουμε ότι υπάρχουν 3 διακριτά στάδια σε μια εκδήλωση: η επικοινωνία πριν από την εκδήλωση, η εμπειρία κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης και οι δραστηριότητες μετά την εκδήλωση. Όλα αυτά τα στάδια απαιτούν προσεκτικό προγραμματισμό και σημαντικούς πόρους. Ο σχεδιασμός σε κάθε στάδιο έχει διαφορετικούς στόχους.

Αυτή η προσέγγιση επικεντρώνεται σε μεγάλο βαθμό στη συναρμογή όλων των κομματιών του «παζλ» που συνθέτουν την επιτυχημένη εκδήλωση. Απαιτεί ένα μίγμα ταλαντούχων ανθρώπων, τεχνογνωσίας και αποτελεσματική επικοινωνία της εκδήλωσης.

Η υψηλή τεχνογνωσία είναι κρίσιμη σε περιπτώσεις όπου υπάρχει ζήτηση για προμήθεια ειδικών υλικών, εξοπλισμού, δημιουργικών assets, ανάπτυξη websites και apps, οτιδήποτε απαιτηθεί από τον πελάτη, επιτόπου, κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης, αλλά και κατά τη διάρκεια της επικοινωνίας. Από την φάση του σχεδιασμού, μέχρι την παραγωγή, το χειρισμό των activations της εκδήλωσης και όλες τις απαραίτητες δραστηριότητες, το γραφείο δημοσίων σχέσεων πρέπει να είναι έτοιμο να χειριστεί κάθε επί μέρους έργο με αποτελεσματικότητα και γρήγορο χρόνο απόκρισης.

Μια πολύ σημαντική ικανότητα ενός σύγχρονου γραφείου δημοσίων σχέσεων, είναι να εξασφαλίζει τη συλλογή δεδομένων, τα σχόλια των παρευρισκόμενων, την καταμέτρηση της συμμετοχής και άλλες ποσοτικές πληροφορίες, που θα καθορίσουν την επιτυχία της εκδήλωσης και την επίτευξη των προκαθορισμένων στόχων. Η συλλογή πληροφοριών σχετικά με την ανταπόκριση του κοινού (feedback) είναι κρίσιμη για την αποφυγή μελλοντικών λαθών, τον εντοπισμό προβλημάτων και τη βοήθεια του πελάτη να προγραμματίζει καλύτερες μελλοντικές εκδηλώσεις.

Λοιπόν, σκοπεύετε να φιλοξενήσετε μια εκδήλωση στην Ελλάδα, ην Κύπρο ή την Μάλτα; Απαιτείτε έναν έμπειρο και αξιόπιστο συνεργάτη επικοινωνίας για τη διαχείριση ολόκληρης της εμπειρίας εκδήλωσης; Επικοινωνήστε μαζί μας και θα χαρούμε να συζητήσουμε μαζί όλες τις λεπτομέρειες και τις πτυχές της εκδήλωσης σας.

 

Comments are closed.